Nếu bạn đang có ý muốn sang Nhật để du lịch, thăm người thân, học tập hay làm việc. Trước khi làm được điều ấy, bạn sẽ cần một loại giấy tờ rất quan trọng, đó chính là một tấm visa Nhật Bản. Tuy nhiên, nếu đây là lần đầu bạn sang Nhật, bạn sẽ không biết nơi làm visa Nhật Bản ở đâu, hay diện nào thì cần phải xin giấy tờ từ phía Nhật.
Để giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc để có thể đặt chân tới Nhật Bản trong thời gian sớm nhất. Trong bài viết này, Chaman Group tiết lộ cho bạn nơi làm visa Nhật Bản tại Việt Nam.
Nơi làm visa Nhật Bản phụ thuộc vào nơi bạn cư trú ở Việt Nam
Điểm mấu chốt đầu tiên: bạn không chọn nơi nộp theo “thành phố bạn muốn bay”, mà chọn theo khu vực cư trú.
📍 Theo hướng dẫn của Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam, từ 01/06/2024 Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại Đà Nẵng đã bắt đầu tiếp nhận hồ sơ xin visa bao gồm cả visa ngắn hạn, và có nêu rõ khu vực quản lý của Tổng Lãnh sự quán Đà Nẵng.
1) Khu vực Hà Nội và miền Bắc: Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam
Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam
- Địa chỉ: 27 Liễu Giai, Phường Ngọc Hà, Hà Nội
- Điện thoại: 84-24-3846-3000
- Website chính thức: https://www.vn.emb-japan.go.jp/itprtop_vi/index.html
Bạn sẽ nộp hồ sơ theo phạm vi tiếp nhận do Đại sứ quán quản lý. Trên thực tế, rất nhiều hồ sơ visa được nộp qua đại lý ủy thác/đơn vị tiếp nhận theo danh sách công bố của Đại sứ quán.
Lưu ý: danh sách đơn vị ủy thác có thể thay đổi theo thời điểm, bạn nên đối chiếu từ danh sách chính thức của Đại sứ quán khi triển khai hồ sơ.
2) Khu vực Đà Nẵng và một số tỉnh miền Trung: Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại Đà Nẵng
Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại Đà Nẵng
- Địa chỉ: Tầng 4-5, Lô A17-18-19, Đường 2/9, Phường Hòa Cường, TP. Đà Nẵng, Việt Nam
- Điện thoại: +84-(0)236-3555-535
Đại sứ quán cũng nêu rõ từ 01/06/2024, Tổng Lãnh sự quán tại Đà Nẵng bắt đầu tiếp nhận hồ sơ xin visa (bao gồm visa ngắn hạn), và bạn cần nộp theo khu vực quản lý.
3) Khu vực TP.HCM và miền Nam: Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP.HCM
Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP.HCM
- Địa chỉ: 261 Điện Biên Phủ, Phường Xuân Hòa, TP.Hồ Chí Minh
- Điện thoại: +84-28-3933-3510
- Website chính thức: https://www.hcmcgj.vn.emb-japan.go.jp/itprtop_vi/index.html
Điểm rất quan trọng với khu vực TP.HCM: danh sách các công ty ủy thác nêu rõ không tiếp nhận hồ sơ cá nhân tại Tổng Lãnh sự quán, và hồ sơ thường nộp qua các đơn vị ủy thác theo danh sách công bố.
Nộp ở Đại sứ quán/Lãnh sự quán hay nộp qua “đại lý ủy thác”?
Trong thời điểm hiện tại, bạn nên lưu ý rõ một điều. Đại sứ quán/Lãnh sự quán sẽ không trực tiếp nhận hồ sơ xin visa mà sẽ nhận gián tiếp qua các đại lý.
Cả Đại sứ quán và Tổng Lãnh sự quán đều công bố danh sách các đơn vị được ủy thác tiếp nhận hồ sơ, hoặc bạn có thể gửi thẳng đến Chaman Group. Chúng tôi sẽ thẩm định hồ sơ cho bạn và đề xuất một phương án xin xét duyệt nhanh chóng, hiệu qua và có tỷ lệ đậu cao nhất.
Lưu ý: Không gửi hồ sơ visa qua bưu điện, fax
Tổng Lãnh sự quán TP.HCM nêu rõ hồ sơ visa nếu gửi trực tiếp bằng fax hay thư tín bưu phẩm sẽ không được thụ lý, hồ sơ cần được nộp theo đúng quy trình tiếp nhận.
Tại sao Đại sứ quán/ Lãnh sự quán lại không trực tiếp nhận hồ sơ visa
Đây là điều mà Chaman Group được rất nhiều khách hàng hỏi. Trước đây, Đại sứ quán/ Lãnh sự quán vẫn tiếp nhận hồ sơ xin visa một cách trực tiếp, nhưng kể từ ngày 01/02/2024, các loại visa thông thường đã phải nộp qua các đơn vị ủy thác. Nguyên nhân chính đến từ những lý do sau:
- Giảm tải quy trình: Lượng hồ sơ lớn khiến ĐSQ/LSQ không thể tiếp nhận trực tiếp từng người, nên các trung tâm ủy quyền sẽ hỗ trợ tiếp nhận, kiểm tra sơ bộ và thu thập dữ liệu sinh trắc học hiệu quả hơn.
- Chuyên môn hóa xử lý hồ sơ: Trung tâm thị thực giúp sắp xếp, rà soát tính đầy đủ của giấy tờ, giảm sai sót so với việc tự nộp.
- Tập trung khâu xét duyệt: ĐSQ/LSQ vẫn giữ quyền quyết định cuối cùng, đảm bảo tính chính xác và bảo mật cao.
- Tăng cường an ninh: Hạn chế lượng người ra vào trực tiếp tại ĐSQ/LSQ, giúp kiểm soát tốt hơn.
- Thuận tiện cho người nộp: Nhiều địa điểm tiếp nhận, thời gian linh hoạt, dễ sắp xếp hơn so với giờ làm việc cố định của ĐSQ/LSQ.
Visa ngắn hạn nộp ở đâu? Giấy tờ phía Nhật gửi về Việt Nam hay nộp ở Nhật?
Nhóm visa ngắn hạn thường gồm: du lịch, thăm thân, thăm bạn bè, công tác ngắn hạn, quá cảnh, visa nhiều lần tùy mục đích.
Với visa ngắn hạn, logic thường là:
🧾 Người xin visa chuẩn bị giấy tờ tại Việt Nam
📩 Phía mời/bảo lãnh ở Nhật chuẩn bị giấy tờ tại Nhật rồi gửi về Việt Nam
📌 Người xin visa nộp toàn bộ hồ sơ tại Việt Nam theo nơi tiếp nhận và danh sách đơn vị ủy thác
*Nếu bạn xin visa du lịch, bạn sẽ không cần phải xin giấy tờ người bảo lãnh ở bên Nhật, nhưng sẽ có một vài những giấy tờ khác mà bạn có thể xem tại đây!
Ví dụ rõ nhất: visa thăm thân
Trên trang hướng dẫn visa thăm thân của Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam, hồ sơ được chia rất rõ:
✅ Nhóm 1: tài liệu người xin visa chuẩn bị
✅ Nhóm 2: tài liệu phía mời bên Nhật chuẩn bị
✅ Nhóm 3: tài liệu phía mời chuẩn bị thêm nếu phía mời chi trả kinh phí
Trong đó có những điểm trả lời trực tiếp câu hỏi “hồ sơ phía Nhật thì nộp ở Nhật Bản hay chuyển về nộp ở Việt Nam”:
🔹 Lịch trình do phía mời bên Nhật bắt buộc phải làm. Nếu Đại sứ quán nhận định người xin visa tự làm lịch trình này thì có thể từ chối.
🔹 Phía mời có thể phải chuẩn bị giấy lý do mời và các giấy tờ liên quan.
🔹 Nếu phía mời chi trả, hồ sơ có thể cần giấy chứng nhận bảo lãnh và giấy tờ chứng minh tài chính của phía bảo lãnh, như giấy chứng nhận nộp thuế hoặc chứng nhận thu nhập do cơ quan hành chính địa phương ở Nhật cấp.
👉 Điều này cho thấy cách làm đúng là: phía Nhật chuẩn bị tài liệu ở Nhật, rồi gửi cho người xin visa tại Việt Nam để nộp cùng bộ hồ sơ. Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán xét hồ sơ dựa trên bộ hồ sơ bạn nộp tại Việt Nam, không phải bạn “nộp giấy tờ mời” ở một cơ quan nào khác tại Nhật (trừ các thủ tục thuộc nhóm visa dài hạn có COE ở phần dưới).
Giấy tờ phía Nhật lấy ở đâu trước khi gửi về Việt Nam?
Vẫn lấy ví dụ visa thăm thân, Tổng Lãnh sự quán TP.HCM liệt kê các giấy tờ liên quan người bảo lãnh tại Nhật như:
✅ Giấy chứng minh thu nhập, giấy chứng nhận nộp thuế hoặc sao kê giao dịch ngân hàng 6 tháng, do cơ quan hành chính hoặc cơ quan thuế cấp tại Nhật.
✅ Giấy cư trú do cơ quan hành chính nơi người bảo lãnh cư trú cấp.
✅ Lịch trình lưu trú phải do người mời hoặc người bảo lãnh tại Nhật viết, và phải ghi rõ nơi lưu trú (địa chỉ, số điện thoại), chuyến bay, sân bay.
Nói đơn giản để dễ hiểu: phía Nhật sẽ xin giấy tại cơ quan hành chính địa phương (thành phố, quận, phường, thị trấn) hoặc cơ quan thuế theo đúng loại giấy, rồi gửi về Việt Nam để bạn nộp.
Qua ví dụ trên, bạn đã có thể thấy rõ visa thăm thân cần phải có giấy tờ bảo lãnh của người bảo lãnh ở bên Nhật. Trong khi visa du lịch lại không yêu cầu người bảo lãnh và cần phải chứng minh hồ sơ theo một cách khác. Vì vậy nên nếu bạn đang muốn vừa sang Nhật du lịch, vừa thăm người thân nhưng lại chỉ xin visa du lịch, hồ sơ của bạn chắc chắn sẽ bị đánh trượt. Chaman Group sẽ nói chi tiết hơn về vấn đề này trong bài viết sau.
Xem thêm: Du lịch Nhật Bản: Hành trình qua bốn mùa, nhiều vùng đất và vô vàn trải nghiệm
Visa dài hạn: “nơi làm visa Nhật Bản” sẽ là 2 chặng Việt Nam và Nhật
Visa dài hạn thường là nhóm đi Nhật trên 90 ngày hoặc cư trú theo tư cách lưu trú như: kỹ sư, du học, kỹ năng đặc định, đoàn tụ, kinh doanh, vợ/chồng, nhận lực chất lượng cao, vĩnh trú (xin vĩnh trú là thủ tục tại Nhật), v.v… Tuy nhiên, chỉ có một vài loại visa là có thể xin tại Việt Nam như visa kỹ sư, du học, tokutei, gia đình, đoàn tụ,…
Với visa dài hạn, quy trình phổ biến là:
✅ Chặng 1 tại Nhật: xin COE
✅ Chặng 2 tại Việt Nam: dùng COE để xin visa
COE là gì và vì sao cần?
COE hay giấy chứng nhận tư cách lưu trú là một loại giấy tờ do Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú Nhật Bản cấp nhằm xác định bạn có đủ điều kiện nhập cảnh, lưu trú. Đa phần các trường hợp xin visa dài hạn, bạn phải cần có COE trước rồi mới tiến hành xin visa.
Chặng 1: COE nộp ở đâu tại Nhật?
Nếu không ở Nhật Bản, thường là lần đầu tiên bạn đặt chân đến Nhật để du học, đi làm, hoặc vừa trở về từ Nhật Bản và muốn tìm một công việc khác. Thường thì trong trường hợp này công ty, trường học sẽ là đơn vị xin COE giúp bạn.
Nếu ở Nhật Bản, bạn có thể nộp đơn xin COE trực tiếp tại Nyukan, hay có tên gọi chính thức là Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú (Immigration Services Agency). Nyukan có trang hướng dẫn “Đơn xin cấp COE”, cho thấy hồ sơ COE được nộp theo thủ tục của cơ quan xuất nhập cảnh tại Nhật và có quy định về người nộp, đại diện hợp pháp, v.v.
Ngoài ra, Bộ Ngoại giao Nhật cũng nêu COE có thể được nộp trước tại cơ quan xuất nhập cảnh khu vực ở Nhật thông qua đại diện.
Chặng 2: xin visa dài hạn ở Việt Nam nộp ở đâu?
Khi bạn có COE, bạn nộp hồ sơ xin visa tại cơ quan tiếp nhận ở Việt Nam theo khu vực cư trú, tương tự nguyên tắc visa ngắn hạn.
Tổng Lãnh sự quán TP.HCM có mục “Hồ sơ xin visa căn cứ vào Giấy tư cách lưu trú”, trong đó yêu cầu nộp COE hoặc COE điện tử.
COE điện tử: phía Nhật gửi file email, bạn in ra nộp được không?
Có. Đây là điểm rất đáng chú ý vì giúp giảm thời gian gửi giấy tờ.
Bộ Ngoại giao Nhật nêu rõ từ 17/03/2023, có thể nhận COE qua email, và khi xin visa có thể được chấp nhận bằng cách trình email hoặc nộp bản in.
Cơ quan xuất nhập cảnh Nhật cũng có trang về “điện tử hóa COE”, làm rõ việc xử lý COE dưới dạng số hóa.
Thực tế áp dụng cho bạn là:
📩 Phía Nhật xin COE tại Nhật, khi COE được cấp dưới dạng điện tử, phía Nhật forward email hoặc file cho bạn.
🖨️ Bạn in ra và nộp cùng hồ sơ xin visa tại Việt Nam theo hướng dẫn của nơi tiếp nhận.
Chaman Group giúp gì khi bạn đang tìm “nơi làm visa Nhật Bản”?
Nếu bạn đang phân vân, thường bạn sẽ vướng 1 trong 3 vấn đề sau:
🧩 Không chắc mình thuộc khu vực nộp nào, hoặc nộp qua đơn vị ủy thác nào
🧾 Không biết hồ sơ phía Nhật phải chuẩn bị loại nào, lấy ở đâu, gửi thế nào về Việt Nam
🗂️ Nhầm lẫn giữa các loại visa, COE và COE điện tử
Chaman Group sẽ hỗ trợ theo đúng logic quy trình:
✅ Xác định nơi nộp theo khu vực cư trú và hướng dẫn hiện hành.
✅ Lập checklist đúng loại visa: ngắn hạn hay dài hạn, có cần COE không.
✅ Với visa ngắn hạn, hướng dẫn chi tiết với từng loại visa, các loại giấy tờ mà bên Nhật cần chuẩn bị theo đúng form.
✅ Với visa dài hạn, hướng dẫn lộ trình COE tại Nhật và cách dùng COE hoặc COE điện tử để xin visa tại Việt Nam.
Chúng tôi tự hào là một trong những nơi làm visa Nhật Bản uy tín nhất mà bạn có thể tin tưởng. Hãy liên hệ ngay tới chúng tôi!
FAQ: Câu hỏi về Nơi làm visa Nhật Bản
- Có cần đặt lịch hẹn trước khi nộp hồ sơ visa Nhật Bản không?
Điều này phụ thuộc vào nơi tiếp nhận hồ sơ và loại visa bạn xin. Có đơn vị yêu cầu đặt lịch trước, cũng có nơi tiếp nhận theo khung giờ hoặc quy trình riêng. Trước khi đi nộp, nên kiểm tra kỹ hướng dẫn của nơi tiếp nhận để tránh phải đi lại nhiều lần. Hoặc bạn có thể gửi hồ sơ cho Chaman Group ngay tại đây.
- Hồ sơ visa Nhật Bản thiếu giấy tờ có được bổ sung sau không?
Trong thực tế, có trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ sẽ được yêu cầu bổ sung, nhưng cũng có trường hợp chưa đủ điều kiện tiếp nhận ngay từ đầu. Vì vậy, bạn không nên chuẩn bị theo tâm lý thiếu đâu bổ sung đó. Cách an toàn nhất vẫn là hoàn thiện hồ sơ ngay từ đầu để tránh kéo dài thời gian xử lý.
- Có thể nhờ người khác nộp hoặc nhận kết quả visa Nhật Bản không?
Một số trường hợp có thể nhờ người khác hỗ trợ nộp hoặc nhận kết quả, nhưng điều này còn tùy theo loại hồ sơ, đơn vị tiếp nhận và yêu cầu giấy tờ đi kèm. Khi cần nhờ người thân hoặc dịch vụ hỗ trợ, bạn nên kiểm tra trước xem có cần giấy ủy quyền hay giấy tờ xác minh quan hệ hay không.
- Nộp hồ sơ visa Nhật Bản xong thì bao lâu có kết quả?
Thời gian trả kết quả không cố định cho mọi hồ sơ mà còn phụ thuộc vào loại visa, thời điểm nộp, số lượng hồ sơ đang xử lý và việc hồ sơ có cần xác minh thêm hay không. Vì vậy, người nộp nên chủ động chuẩn bị sớm, đặc biệt vào mùa cao điểm du lịch, thăm thân hoặc du học.
- Có thể theo dõi tình trạng hồ sơ visa Nhật Bản sau khi nộp không?
Việc theo dõi hồ sơ thường phụ thuộc vào nơi tiếp nhận. Có nơi hỗ trợ tra cứu, có nơi cập nhật qua điện thoại, email hoặc phiếu hẹn. Khi nộp hồ sơ, bạn nên giữ lại toàn bộ giấy biên nhận và hỏi rõ cách kiểm tra tiến độ để chủ động hơn trong việc sắp xếp thời gian.
- Trượt visa Nhật Bản rồi có thể nộp lại ngay không?
Sau khi bị từ chối, điều quan trọng không phải là nộp lại thật nhanh mà là xác định hồ sơ đã thay đổi gì so với lần trước. Nếu hồ sơ gần như giữ nguyên, khả năng cải thiện kết quả thường không cao. Cách làm hợp lý là rà soát lại mục đích chuyến đi, tính logic của hồ sơ và các giấy tờ chứng minh trước khi nộp lại. Thời gian nộp lại cũng sẽ khác nhau đối với các loại visa nên không thể nộp lại ngay.
- Có nên đặt vé máy bay trước khi có visa Nhật Bản không?
Nhiều người muốn chốt lịch sớm để giữ giá vé, nhưng về mặt an toàn tài chính thì nên cân nhắc kỹ. Trong phần lớn trường hợp, bạn nên ưu tiên hoàn tất hồ sơ và chờ kết quả visa trước khi thanh toán những khoản chi khó hoàn đổi, để tránh phát sinh rủi ro nếu tiến độ xử lý kéo dài hoặc hồ sơ cần bổ sung.
- Nơi đăng ký thường trú và nơi đang sinh sống khác nhau thì nộp hồ sơ thế nào?
Đây là tình huống khá phổ biến. Khi nơi ở thực tế và địa chỉ trên giấy tờ không trùng nhau, người nộp thường cần chứng minh nơi cư trú hiện tại theo yêu cầu của nơi tiếp nhận hồ sơ. Vì vậy, trước khi nộp, bạn nên kiểm tra kỹ mình cần nộp theo địa chỉ nào và cần chuẩn bị thêm giấy tờ gì để chứng minh.
