Bố mẹ ở Việt Nam, con ở Nhật: hãy thống nhất chuyến đi trước khi mỗi bên bắt đầu gom giấy tờ. Nơi đang cư trú, quan hệ với người mời và người chi trả giúp xác định đúng hướng dẫn cần đọc. Bạn có thể dùng bản tóm tắt trước buổi tư vấn bên dưới để hai bên cùng theo dõi.
Dành cho người Việt muốn sang Nhật thăm gia đình. Nguồn được kiểm tra ngày . Danh mục dưới đây giúp chuẩn bị trao đổi; bộ hồ sơ nộp cần theo hướng dẫn của cơ quan phụ trách và yêu cầu bổ sung thực tế.
Ảnh minh họa liên lạc từ xa: RDNE Stock project / Pexels. Người trong ảnh không phải khách hàng hoặc nhân sự Chaman.
Thăm thân khác visa gia đình như thế nào?
Thăm thân là chuyến đi ngắn ngày; dự định sang sống cùng gia đình cần xem diện lưu trú dài hạn phù hợp. Hướng dẫn thăm thân của Đại sứ quán tại Hà Nội và Tổng Lãnh sự quán tại Đà Nẵng dành cho vợ/chồng, họ hàng theo quan hệ huyết thống hoặc hôn nhân trong phạm vi nêu tại nguồn.
Ví dụ: cha mẹ đến thăm con trong một chuyến đi rồi trở về Việt Nam là tình huống khác với vợ/chồng dự định chuyển sang Nhật sống lâu dài. MOFA có hướng dẫn riêng cho Dependent (family stays); không thể lấy bộ hồ sơ thăm thân ngắn hạn để thay thế. Xem thêm visa gia đình Nhật Bản.
Nếu sang gặp bạn bè hoặc người quen không có quan hệ thân nhân, hãy kiểm tra mục “thăm bạn bè/người quen”. Nếu mục đích chính là du lịch, đối chiếu sự khác nhau giữa du lịch và thăm thân trước khi chuẩn bị giấy mời.
Nộp hồ sơ thăm thân theo khu vực nào?
Chọn cơ quan phụ trách theo nơi cư trú thực tế, rồi mở đúng danh mục thăm thân của cơ quan đó. Các nguồn lãnh sự hiện phân vùng như sau:
| Nơi cư trú | Nguồn hướng dẫn cần dùng |
|---|---|
| Từ Hà Tĩnh trở ra Bắc | Đại sứ quán Nhật Bản tại Hà Nội – hồ sơ thăm thân. |
| Đà Nẵng, Quảng Trị, Huế, Quảng Ngãi, Gia Lai | Tổng Lãnh sự quán tại Đà Nẵng – hồ sơ thăm thân. |
| Từ Đắk Lắk trở vào Nam | Tổng Lãnh sự quán tại TP.HCM – hồ sơ thăm thân. |
Nơi xét duyệt và điểm tiếp nhận hồ sơ không nhất thiết là một. Cần kiểm tra đại lý ủy thác và các trường hợp được nộp trực tiếp trên trang chính thức. Chaman không tự nhận là đại lý được cơ quan lãnh sự chỉ định. Trang nơi nộp visa Nhật giải thích cách tra đầu mối phù hợp.
Ai chi trả chuyến đi sẽ làm thay đổi hồ sơ gì?
Hồ sơ thuộc Hà Nội
Tự trả chi phí vẫn cần tài liệu của người mời. Danh mục Hà Nội chia thành ba nhóm: người xin visa; phía mời tại Nhật; và phần bổ sung khi phía Nhật trả chi phí. Trường hợp tự trả dùng nhóm 1 và 2; phía Nhật trả dùng cả ba nhóm. Hãy đọc yêu cầu bản gốc/bản sao và ngày phát hành ở từng mục, không chỉ lấy tên giấy tờ.
Hồ sơ thuộc Đà Nẵng
Đà Nẵng cũng tách người xin tự trả và phía Nhật chi trả. Danh mục Đà Nẵng dùng nhóm 1–2 hoặc 1–2–3 tương ứng. Phần chú ý về thời hạn giấy tờ có ngoại lệ cho tài liệu đã ghi thời hạn riêng. Nên lưu đúng danh mục này để đối chiếu, thay vì dùng bản chụp hướng dẫn của khu vực khác.
Hồ sơ thuộc TP.HCM
Tự chi trả không có nghĩa được bỏ giấy lý do mời. Danh mục TP.HCM nêu: nếu đương đơn tự trả toàn bộ chuyến đi và chứng minh được tài chính theo hướng dẫn, về nguyên tắc không cần giấy bảo lãnh, chứng minh thu nhập và giấy cư trú của người bảo lãnh. Giấy lý do mời vẫn bắt buộc. Đây là hướng dẫn riêng của TP.HCM, không tự áp dụng sang mọi nơi nộp.
Bản tóm tắt trước buổi tư vấn
Hai bên dùng chung một bản, phần chưa chốt ghi rõ “dự kiến” hoặc “cần hỏi thêm”. Đây là cách chuẩn bị thông tin, không thay danh mục hồ sơ của cơ quan phụ trách.
1. Người dự định đi: ai đi, đang cư trú ở đâu, thăm ai và quan hệ như thế nào.
2. Thời gian: khoảng ngày đi và ngày về dự kiến.
3. Nơi ở: nhà người thân hay nơi khác; phần nào còn đang trao đổi.
4. Chi phí: ai dự kiến trả vé máy bay, chỗ ở và sinh hoạt.
5. Cần hỏi thêm: câu hỏi hoặc thông tin hai bên chưa thống nhất.
Ví dụ minh họa: mẹ dự kiến trả vé máy bay, con lo ăn ở tại Nhật. Hãy mô tả đúng cách chia chi phí này để đối chiếu danh mục phù hợp, thay vì ghi chung là mẹ tự trả toàn bộ chuyến đi.
Trước khi gửi giấy tờ, thống nhất ai giữ bản gốc, ai gửi bản sao và đầu mối nhận. Tin nhắn đầu tiên có thể chỉ là bản tóm tắt; không công khai hộ chiếu, thẻ cư trú hoặc giấy tờ tài chính.
Giấy mời và lịch trình nên thể hiện điều gì?
Nêu hoạt động thật, nơi ở và thời gian cụ thể. Theo hướng dẫn Hà Nội và Đà Nẵng, phía mời tại Nhật chuẩn bị lịch trình, ghi theo ngày và địa điểm. Với TP.HCM, hướng dẫn cũng yêu cầu lịch trình do người mời hoặc người bảo lãnh tại Nhật viết.
Thay vì chỉ ghi “thăm thân ở Tokyo”, hai bên nên trao đổi rõ sẽ ở nhà người thân hay khách sạn, ngày nào đến, ngày nào về và các hoạt động dự kiến. Không tạo lịch trình hoặc đặt chỗ không đúng thực tế để làm hồ sơ trông đầy đủ hơn.
Bao lâu có kết quả và có nên mua vé trước?
Không có một mốc trả kết quả bảo đảm cho mọi hồ sơ. Hà Nội công bố thời gian tối thiểu sáu ngày làm việc; TP.HCM là năm ngày làm việc, tính theo hướng dẫn từ ngày tiếp theo khi cơ quan thụ lý. Thời gian của đơn vị tiếp nhận và chuyển hồ sơ cần tính riêng.
Đà Nẵng lưu ý không ấn định thời gian xét duyệt trong tình trạng số lượng hồ sơ đông và khả năng cấp hạn chế. Hồ sơ cần xác minh hoặc bổ sung có thể kéo dài. Nên chừa thời gian dự phòng và làm theo khuyến cáo của cơ quan lãnh sự về việc chỉ mua vé sau khi được cấp visa.
Cần hỗ trợ rà hồ sơ thăm thân?
Hãy bắt đầu bằng năm thông tin: nơi đang cư trú, người muốn thăm, thời gian dự kiến, ai trả chi phí và đã từng xin visa Nhật hay chưa. Khi đó mới xác định được phần cần hỏi thêm. Phạm vi hỗ trợ và chi phí được xác nhận theo hồ sơ; quyết định cấp visa thuộc cơ quan Nhật Bản.
Trao đổi kế hoạch thăm thân
Gửi năm thông tin tóm tắt ở trên, chưa cần gửi giấy tờ cá nhân trong tin đầu tiên.
Nguồn chính: danh mục thăm thân và trang hướng dẫn visa của ba cơ quan lãnh sự Nhật Bản tại Hà Nội, Đà Nẵng, TP.HCM; MOFA về Dependent. Kiểm tra lại nguồn được dẫn tại từng mục sát ngày nộp.
