Chính sách quyền riêng tư khi đăng ký tư vấn
Ngày hiệu lực: 16/10/2026. Chính sách này áp dụng cho việc đăng ký và tiếp nhận tư vấn qua quảng cáo, website và các kênh nhắn tin của Chaman Group, Luật hành chính KIS KONDO và Chaman VISA.
1. Đơn vị tiếp nhận và liên hệ
CÔNG TY CỔ PHẦN CHAMAN GROUP — mã số thuế 0901171307.
Địa chỉ: SB1-112 The Vinhomes Ocean Park 1, Xã Gia Lâm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
Email tiếp nhận yêu cầu về dữ liệu: [email protected].
Hoạt động quảng cáo và tiếp nhận tư vấn được phân theo thương hiệu: Luật hành chính KIS KONDO cho dịch vụ visa dài hạn, gia hạn và chuyển đổi; Chaman VISA cho dịch vụ visa ngắn hạn. Đơn vị tiếp nhận thông tin để tư vấn và xử lý dịch vụ tại Nhật Bản là Văn phòng Pháp lý KIS Kondo (Luật hành chính KIS KONDO). Khi cần chuyển thông tin từ Chaman Group tại Việt Nam cho KIS KONDO tại Nhật Bản, khách hàng được thông báo về phạm vi, mục đích và bên nhận trước khi thực hiện; sự đồng ý được lấy khi quy định áp dụng yêu cầu.
2. Thông tin ở bước đăng ký tư vấn
Thông tin được tiếp nhận có thể gồm tên hiển thị và mã hội thoại trên kênh nhắn tin, nhu cầu dịch vụ do khách lựa chọn, nội dung trao đổi, khung giờ liên hệ mong muốn, và số điện thoại hoặc email nếu khách chủ động cung cấp để được liên hệ.
Hệ thống có thể ghi nhận kênh tiếp nhận, mã chiến dịch/quảng cáo khi nền tảng cung cấp, thời điểm trao đổi, người phụ trách và kết quả tiếp nhận. Các dữ liệu này phục vụ theo dõi yêu cầu và đánh giá hoạt động quảng cáo.
Bước quảng cáo không yêu cầu gửi ảnh hộ chiếu, thẻ lưu trú, số định danh, thông tin sức khỏe, tiền án hoặc tài liệu hồ sơ visa. Nếu cần hồ sơ để thực hiện dịch vụ, đội ngũ phụ trách sẽ hướng dẫn kênh cung cấp phù hợp và thông tin về việc xử lý riêng cho giai đoạn đó.
3. Mục đích xử lý
- Tiếp nhận yêu cầu, liên hệ tư vấn và sắp xếp người phụ trách.
- Theo dõi nội dung đã trao đổi để khách không phải cung cấp lại cùng thông tin nhiều lần.
- Quản lý cơ hội dịch vụ, bàn giao theo yêu cầu và đối chiếu kết quả thanh toán trong hệ thống nội bộ.
- Đánh giá nguồn khách và hiệu quả quảng cáo, hạn chế ghi nhận trùng và xử lý lỗi vận hành.
Việc đăng ký tư vấn không đồng nghĩa với đồng ý nhận thông tin quảng cáo định kỳ, tự động đưa vào danh sách tiếp thị lại hoặc chấp thuận gửi hồ sơ visa lên nền tảng quảng cáo. Các mục đích khác cần được thông báo và xử lý theo lựa chọn của khách cùng căn cứ phù hợp.
4. Hệ thống và phạm vi tiếp cận dữ liệu
Các kênh Meta (Facebook, Instagram, Messenger), Google, TikTok hoặc kênh liên hệ mà khách sử dụng có chính sách dữ liệu riêng. Hội thoại được tiếp nhận tập trung trên Pancake đối với các kênh đã kết nối. Dữ liệu cần thiết được nhân sự phụ trách ghi nhận trong CRM nội bộ để quản lý yêu cầu tư vấn. Việc đồng bộ tự động giữa Pancake và CRM chỉ áp dụng khi kết nối được triển khai và kiểm tra.
Thông tin được tiếp cận bởi nhân sự Chaman Group tại Việt Nam, KIS KONDO tại Nhật Bản khi cần thực hiện yêu cầu dịch vụ, và các nhà cung cấp kênh nhắn tin/hệ thống nêu trên trong phạm vi cung cấp dịch vụ. Chaman Group giới hạn quyền tiếp cận của nhân sự theo nhiệm vụ. Nền tảng có thể xử lý dữ liệu ngoài quốc gia nơi khách cư trú theo chính sách và hạ tầng của từng nhà cung cấp; trang này không khẳng định dữ liệu chỉ được lưu tại Việt Nam hoặc Nhật Bản. Khách có thể liên hệ đầu mối bên dưới để được giải thích về bên nhận và phạm vi xử lý liên quan đến yêu cầu của mình.
Không mặc định đưa nội dung hội thoại, giấy tờ visa hoặc thông tin cá nhân của khách vào công cụ tạo nội dung quảng cáo. Nếu triển khai đo chuyển đổi hoặc tiếp thị lại có sử dụng dữ liệu cá nhân, khách cần được thông tin phù hợp về dữ liệu, bên nhận, mục đích và lựa chọn áp dụng.
5. Lưu giữ và bảo vệ
Đối với khách chỉ đăng ký tư vấn, thông tin được lưu để tiếp tục hỗ trợ cho đến khi khách chủ động yêu cầu dừng lưu giữ hoặc xóa dữ liệu. Khi nhận yêu cầu, Chaman Group xem xét xóa hoặc ẩn danh dữ liệu không còn cần thiết; phần thông tin bắt buộc phải giữ theo quy định áp dụng hoặc để giải quyết tranh chấp được giới hạn theo mục đích và thời gian cần thiết. Yêu cầu chỉ ngừng liên hệ được thực hiện riêng với yêu cầu xóa dữ liệu. Khi khách giao kết dịch vụ, việc lưu hồ sơ dịch vụ và chứng từ được thông tin theo phạm vi dịch vụ tương ứng.
Chaman Group áp dụng nguyên tắc giới hạn quyền truy cập theo nhiệm vụ, bảo vệ khóa truy cập, theo dõi lỗi đồng bộ, hạn chế sao chép không cần thiết và xử lý yêu cầu sửa/xóa dữ liệu phù hợp với nghĩa vụ lưu giữ.
6. Lựa chọn và yêu cầu của khách
Đầu mối phụ trách tiếp nhận yêu cầu là ông Nguyễn Văn Mạnh qua email [email protected]. Khách có thể gửi yêu cầu được thông tin về việc xử lý, kiểm tra/cập nhật thông tin, ngừng liên hệ tư vấn, phản ánh vấn đề hoặc đề nghị hạn chế/xóa dữ liệu. Yêu cầu được tiếp nhận và xem xét theo quy định áp dụng; có thể cần xác minh người yêu cầu và làm rõ dữ liệu cần xử lý.
Khách có thể từ chối cung cấp thông tin không cần thiết ở bước hỏi dịch vụ. Việc thiếu thông tin có thể khiến đội ngũ chưa thể tư vấn chi tiết; không được dùng lựa chọn trong bot để tự kết luận điều kiện pháp lý hoặc khả năng được chấp nhận visa.
7. Phiên bản và thay đổi
Chính sách có hiệu lực từ ngày ghi ở đầu trang. Khi có thay đổi đáng kể về mục đích hoặc phạm vi xử lý, Chaman Group cập nhật tại trang này và thông báo qua kênh liên hệ phù hợp; thực hiện lấy sự đồng ý bổ sung khi cần theo quy định áp dụng. Chính sách này mô tả bước tiếp nhận tư vấn, không thay thế thông báo riêng khi thu nhận và xử lý tài liệu hồ sơ visa.
